Služby

Datasys Infrequent Users Accesses

Motivace - proč ?

Provoz rozsáhlých a komplexních Enterprise Content Management (ECM) řešení které jsou využívány v rámci celé organizace ze sebou přináší značné nároky na potřebné licence. Systémy využívající IBM FileNet P8 nejsou výjimkou. Kromě prvotní investice do zakoupení licencí jsou značnými náklady i poplatky na podporu které se odvíjejí od počtu zakoupených licencí. Optimalizace počtu licencí s využitím možnosti Infrequent Users a jejich použití je pro velké systémy ideálním způsobem jak výrazně snížit náklady na provoz systému.

Licenční podmínky – Na základě čeho ?

IBM umožňuje využívat možnost Infrequent User pre Authorized User Value Unit licencie (AUVU):
„"Infrequent User" means an Authorized User who accesses the Program not more than one hundred twenty (120) times in any consecutive 12 month period. A single access is comprised of one or more interactions between the Authorized User and the Program or actions performed on behalf of the Authorized User by the Program, all within a consecutive 15 minute period.

For the specific Programs listed below, on the condition that Licensee creates a mechanism to track accesses by Authorized Users to verify that they meet the requirements of Infrequent Users, Infrequent Users need not be counted as full Authorized Users. A ratio of ten (10) Infrequent Users will equal one (1) Authorized User for the purpose of calculating Authorized UVUs. Programs eligible to use the Infrequent User ratio in calculating required Authorized UVUs are:
  • IBM FileNet Business Process Manager Authorized
  • IBM FileNet Business Process Manager Add-On Authorized
  • IBM FileNet Business Process Manager Starter Pack Authorized
  • IBM FileNet Business Process Manager Starter Pack Add-On Authorized

Licensee agrees to provide to IBM and its auditors details of the tracking mechanism described above, upon request.“

Důsledky licenčních podmínek – Co to znamená ?

V praxi to znamená, že uživatelé, kteří se systémem nepracují na denní bázi, ale využívají ho pouze občasně, resp. pouze občasně přistupují k systému, nemusí být licencovaní jako plní Authorized Users (autorizovaný uživatel) ale mohou být licencovaní jako Infrequent Users (občasný uživatel). Podmínkou je, že uživatel nesmí za posledních 12 měsíců přistoupit k systému více než 120 krát. Jeden přístup spočívá v jedné nebo více interakcích se systémem IBM FileNet během intervalu 15 minut, přičemž 10 občasných uživatelů se rovná jednomu autorizovanému uživateli. Držitel licencí musí zajistit vytvoření mechanismu kterým jsou sledovány a vyhodnocovány přístupy uživatelů za účelem ověření, že splňují uvedené licenční podmínky. Detaily mechanismu musí držitel licencí na požádání poskytnut IBM a jeho auditoru - v praxi je mechanismus nejdříve posouzen a schválen ze strany IBM a následně auditor pouze prověřuje, zda byl pro vyhodnocení použit a dodržen.

Řešení Datasys Infrequent Users Accesses – jak přesně to funguje ?

Nástroj pro optimalizaci využití licencí IBM FileNet P8 - Datasys Infrequent Users Accesses (DIUA) je založen na existenci licenční možnosti Infrequent Users pro Authorized User Value Unit licence. Infrequent User - občasně přistupující uživatel je licencovaný poměrem 10: 1 k plné licenci Authorized User - autorizovaný uživatel. Předpokladem je splnění podmínek maximálního počtu 120 přístupů za posledních 12 souvislých měsíců a přístupu po dobu maximálně 15 minut.
 

DIUA je tvořen třemi základními moduly. Uživatelé resp. systémy využívají prostředky systému IBM FileNet prostřednictvím aplikací, resp. dostupných rozhraní. Všechny interakce ze systémem jsou zaznamenávány mechanismem Listener přímo v IBM FileNet Business Process Manager a IBM FileNet Content Manager. DIUA Collector v pravidelných 15 minutových intervalech získává on-line data o aktivních uživatelích systému. Data jsou získávána pomocí standardní API knihovny IBM System Dashboard for Enterprise Content Management z Listeneru, přičemž tento mechanismus je rozšiřitelný i na další custom systémy za předpokladu implementace příslušného rozhraní Listeneru. Získaná data jsou ukládána do databáze DIUA Database. DIUA Reporting Plug-in for IBM Content Navigator zajišťuje vyhodnocení nasbíraných dat pomocí specializovaného algoritmu, který byl předmětem posouzení a schválení ze strany globálního IBM World Wide Development Team. Výsledkem vyhodnocení je seznam uživatelů, kteří splňují podmínky Infrequent users a tudíž je možné licencovat jejich poměr 10: 1 k plným autorizovaným uživatelům.

Dále je součástí výstupu i seznam uživatelů kteří nesplňují podmínky pro Infrequent users spolu s počtem jejich přístupů. Tyto informace slouží jako podklad pro případnou změnu interních procesů tak, aby bylo možné optimalizovat počet přístupů těchto uživatelů změnou procesů a v následujícím období mohla být licencovaní jako Infrequent users. Výstupy z nástroje slouží pro celkový auditing licencií IBM FileNet P8 a jejich využití a následnou optimalizaci. Modul DIUA Reporting je vytvořený jako plug-in do uživatelského rozhraní IBM Content Navigator a tedy podporuje najnovší užívatelské rozhraní platformy IBM FileNet P8. DIUA Monitoring Plug-in for IBM Content Navigator vykonáva on-line kontrolu funkčnosti modulu IUA Collector a zaznamenávaní dat. DIUA Monitoring je vytvořený jako plug-in do IBM Content Navigator. Architektura a komponenty řešení Datasys Infrequent Users Accesses jsou uvedené na nasledujících obrázcích.

Obsah v klidu = náklady. Obsah v pohybu = hodnota.

S našimi ECM řešeními Vám pomůžeme doručit správný obsah správným osobám ve správném čase.

Kontaktujte nás

Reference

Partneři