Reference a partneři

Centrální řízená dokumentace

Ve skupině ČEZ, jako v jedné z největších společností v oblasti Utility existuje velké množství poskytovaných produktů a s tím spojených procesů. Z hlediska optimálního fungování společnosti a procesů v ní je nevyhnutelné, aby procesy byly podpořeny přislušnými směrnicemi, postupy a návody.

Bez efektivního elektronického system pro správu řízené dokumentace  je velmi obtížné vyhledávat aktuální verze dokumentů stejně jako je vytvářet. 

Vyhledávání a zpřístupnění aktuálně platných verzí dokumentů bez centralizace a systémové podpory je zároveň neefektivní a nepřesné, jelikož dochází k častým omylům, což je v případě důležitých směrnic, postupů či norem v rámci nápříklad udržby elektrárny velmi kritické pro společnost ČEZ.

Řešení

Zavedení elektronického system pro správu řízené dokumentace v elektonické podobě v prostředí IBM FileNet Content Manager. To umožní jednoduché vyhledávání a zpřístupňování aktuálních verzí řízené dokumentace. Samozřejmostí je řízení práv k dokumentům.

Automatizace procesu je zajištěna pomocí IBM FileNet Business Process Manager, díky němuž bude celý process flexibilní, auditovatelný a umožní paralelní připomínkování již během tvorby dokumentu zůčastneným. Důležitá informace pro klienta je, že během tvorby nové verze dokumentace není ovlivněná dostupnost aktuálně platné dokumentace.

Implementace

Aplikace centrální řízené dokumentace bylo vytvořena jako kompletní zakázkový vývoj nad systémem pro správu obsahu (IBM FileNet Content Manager) a systémem pro automatizaci a správu procesů (IBM FileNet Business Process Manager) s využitím Java Content Engine API, Java Process Engine APU jako J2EE aplikace.
Proces tvorby dokumentace je návrhnutý v nástroji IBM FileNet Process Designer. Aplikace jako taková je integrovaná se systémem  centrálních číselníků a ostatními aplikacemi s použitím SOAP Web Services.

Přínosy
  • Zavedení centrálního uložiště a správy řízené dokumentace umožnilo uživatelů s opravnění přístup k platné řídící dokumentaci
  • Vyhledávání aktuálně platných verzí dokumentace se výrazně zjednodušilo a zpřehlednilo
  • Automatizace procesu tvorby, publikování a obeznámení se s vydanou dokumentací, přičemž každý process je definovaný procesní mapou
  • Vytváření nové verze řidící dokumentace bez omezení dostupnosti aktuálně platné verze
  • Systém disponuje kontrolou termínů v čase tvorby a také kontrolou termínu pro obeznámení se s platností dokumentů